Brzi start - Procjene i nabavka

Za korisnike koji prvi put koriste aplikaciju
Vrijeme čitanja: 10-15 minuta

Šta ćete naučiti

Ovaj vodič pokazuje kompletnu putanju od uvoza podataka do narudžbenice:

1 Kreiranje nove procjene

📍 Gdje: Glavni meni → Procjene/Obračuni → Sva dokumenta

Prvi korak je kreiranje novog dokumenta procjene:

1. Kliknite dugme Kreiraj (zeleno dugme gore desno)
2. Sistem otvara praznu formu za unos
3. Popunite samo 2 obavezna polja:
   • Naslov - npr. "Nabavka materijala za projekat X"
   • Odgovorno lice - automatski postavljeno na vas
4. Opcionalno dodajte:
   • Projekat - ako je vezano za određeni projekat
   • Kupac/Klijent - za koga radite procjenu
5. Kliknite Snimi (ili Ctrl+S)

Potvrda dokumenta

Prije nego što počnete slati RFQ-ove dobavljačima, morate potvrditi dokument:

1. Otvorite kreirani dokument (ako ste ga zatvorili)
2. Kliknite dugme Potvrdi
3. Status se mijenja u U toku
4. Sada možete slati RFQ-ove dobavljačima

🎬 GIF 1: Kreiranje nove procjene i potvrda dokumenta

Prikazuje: Klik na Kreiraj → Popunjavanje naslova → Snimi → Potvrdi → Status "U toku"

2 Uvoz stavki iz Excel-a

Priprema Excel fajla

Prije importa, pripremite Excel fajl sa sljedećim kolonama:

Proces importa

Nakon što pripremite Excel fajl:

1. U formi procjene, kliknite plavo dugme Uvezi Excel
2. Otvara se dijalog za import
3. Kliknite Izaberi fajl
4. Iz file browser-a odaberite vaš Excel fajl (.xlsx ili .xls)
5. Kliknite Obradi fajl
6. Sistem prikazuje:
   • Log obrade - korak po korak šta se dešava
   • Broj obrađenih redova - koliko stavki je uvezeno
   • Poruke - uspjeh ili greške ako ima problema
7. Ako je sve u redu (zelena poruka), kliknite Zatvori

🎬 GIF 2: Kompletan proces uvoza stavki iz Excel-a

Prikazuje: Klik "Uvezi Excel" → Izaberi fajl → Obradi → Log obrade → Zatvori → Stavke popunjene

3 Pregled kategorija i stavki

Nakon uvoza, sve stavke su organizovane po kategorijama. Hajde da ih pregledamo:

Pregled kategorija

1. U formi procjene, kliknite na tab Kategorije
2. Vidite kartice (ili listu) svih kategorija
3. Za svaku kategoriju prikazano je:
   • Naziv kategorije
   • Broj stavki u toj kategoriji
   • Opis kategorije (ako ste dodali)

Pregled stavki

Da vidite sve stavke unutar dokumenta:

1. Kliknite na tab Stavke
2. Vidi se tabelarni prikaz svih stavki sa:
   • Brojem stavke
   • Opisom
   • Količinom i jedinicom
   • Jediničnom cijenom
   • Iznosom (količina × cijena)
   • Kategorijom

🎬 GIF 3: Navigacija kroz kategorije i pregled stavki

Prikazuje: Tab "Kategorije" → Kartice kategorija → Tab "Stavke" → Scroll kroz tabelu

4 Slanje RFQ-a dobavljačima (po kategorijama)

Sada kada imate stavke organizovane po kategorijama, možete slati zahtjeve za ponudu (RFQ) dobavljačima.

Priprema: Potvrda dokumenta

Važno: Ako još niste potvrdili dokument (vidjeli ste u Koraku 1):

1. Kliknite dugme Potvrdi
2. Status mora biti U toku da biste mogli slati RFQ-ove

Slanje RFQ-a za kategoriju

📍 Gdje: Tab Kategorije → Akcija na kategoriji

Za svaku kategoriju koju želite poslati dobavljačima:

1. Idite na tab Kategorije
2. Kliknite na karticu kategorije (ili selektujte iz liste)
3. Kliknite akciju Pošalji kategoriju dobavljačima
   • Može biti dugme na kartici ili
   • U Action meniju (⋮)

Popunjavanje čarobnjaka

Otvara se čarobnjak (wizard) za kreiranje RFQ-a. Popunite sljedeća polja:

1. Dobavljači (obavezno)

• Kliknite u polje i počnite kucati ime dobavljača
• Sistem filtrira i prikazuje postojeće dobavljače
• Odaberite minimum 2-3 dobavljača za istu kategoriju
• Možete selektovati više dobavljača odjednom

2. Predmet (obavezno)

• Kratko i jasno opišite šta tražite
• Primjer: "Ponuda za građevinski materijal - Projekat X"

3. Rok (obavezno)

• Datum do kada dobavljači trebaju dostaviti ponudu
• Preporuka: 7-10 radnih dana od danas
• Ostavite dovoljno vremena za kvalitetnu ponudu

4. Poruka (opcionalno)

• Dodatne instrukcije ili zahtjevi
• Primjer: "Molimo dostavite najbolju cijenu. Potrebne informacije: rok isporuke, način plaćanja, popust za veće količine."

5. Odabrane stavke

• Automatski su selektovane sve stavke iz te kategorije
• Možete deselektovati neke ako ne želite da ih šaljete
• Možete dodati stavke iz drugih kategorija ako želite

4. Kada popunite sva polja, kliknite Kreiraj ZZP

Šta se dešava nakon kreiranja

🎬 GIF 4: Kompletan proces slanja RFQ-a za kategoriju

Prikazuje: Tab "Kategorije" → Akcija "Pošalji dobavljačima" → Čarobnjak → Selektovanje dobavljača → Popunjavanje polja → Kreiraj ZZP → Notifikacija

Ponavljanje za druge kategorije

Ponavljanje: Ponovite ovaj proces za svaku kategoriju, birajući odgovarajuće dobavljače:

• "Građevinski materijal" → Dobavljač cement, Dobavljač građevina, Dobavljač X
• "Elektro oprema" → Elektro trgovina A, Elektro trgovina B
• "Alati" → Alati Shop, Tehnička oprema, itd.

5 Dobavljači dostavljaju ponude (Portal)

Nakon što pošaljete RFQ-ove, dobavljači dobijaju pristup portalu gdje mogu da dostave ponude.

Šta dobavljač dobija

Svaki dobavljač prima email koji sadrži:

• Pozdravnu poruku
• Osnovne informacije (predmet, rok)
• Jedinstveni link za pristup RFQ-u
• Poruku koju ste napisali u čarobnjaku

Portal za dobavljača

Kada dobavljač klikne na link, otvara se portal gdje vidi:

Osnovne informacije

• Predmet - o čemu se radi
• Rok - do kada treba dostaviti ponudu
• Status - Poslato (čeka ponudu)
• Vaša poruka - tekst koji ste napisali
• Ukupno - ukupna vrijednost ponude (nakon popunjavanja)

Tabela sa stavkama

Tabela prikazuje sve stavke koje ste mu poslali:

Šta dobavljač popunjava

Za svaku stavku, dobavljač unosi:

1. Ponuđena cijena - koliko on nudi po jedinici mjere
2. Dostupna količina - koliko može isporučiti (može biti manje ili više od traženog)
3. Datum isporuke - kada može isporučiti (bira iz kalendara)
4. Bilješke (opcionalno) - napomene za tu stavku

Dostavljanje ponude

Nakon što popuni sve cijene:

1. Dobavljač scroll-uje do dna stranice
2. Pregleda ukupan iznos ponude
3. Klikne dugme Pošalji ponudu
4. Dobija potvrdu: "Hvala! Vaša ponuda je uspješno dostavljena."
5. Status se mijenja u "Ponuda dostavljena"

🎬 GIF 5: Kako dobavljač popunjava i dostavlja ponudu na portalu

Prikazuje: Portal view → Tabela stavki → Popunjavanje cijena → Dostupnost → Datum → Pošalji ponudu → Potvrda

Praćenje pristiglih ponuda

📍 Gdje: Procjene/Obračuni → Zahtjevi za ponudu

Dok čekate ponude, možete pratiti status:

1. Idite u meni Procjene/Obračuni → Zahtjevi za ponudu
2. Vidite listu svih RFQ-ova sa statusima

Statusi RFQ-a

6 Evaluacija ponuda - Uporedi i izaberi najbolje

Kada dobavljači dostave ponude, vrijeme je za evaluaciju i izbor najboljeg.

Otvaranje ekrana za poređenje

📍 Gdje: Nazad u vaš dokument procjene

1. Idite na Procjene/Obračuni → Sva dokumenta
2. Otvorite vašu procjenu (kliknite na naslov)
3. Gore na formi, kliknite narandžasto dugme Uporedi ZZP
4. Otvara se novi prozor/tab sa tabelom poređenja

Razumijevanje tabele poređenja

Tabela prikazuje sve ponude uporedo:

Struktura tabele

• Kolone lijevo: Informacije o stavci (broj, opis, količina, jedinica, vaša procjena)
• Kolone desno: Po jedna kolona za svakog dobavljača sa njegovom ponuđenom cijenom
• Red na dnu: UKUPNO - zbir svih stavki po dobavljaču

Vizuelni indikatori

• ✓ Zeleni marker - Najbolja cijena za tu pojedinačnu stavku
• Zelena suma - Najjeftiniji dobavljač za cjelokupnu ponudu
• Prazna polja - Dobavljač nije ponudio tu stavku ili nije dostavio ponudu

Kako analizirati ponude

Nivo 1: Po pojedinačnoj stavci

Za svaku stavku posebno vidite ko ima najbolju cijenu. To je korisno ako planirate da kombinujete dobavljače.

Nivo 2: Ukupna cijena

Na dnu tabele vidite ukupan iznos za svakog dobavljača. Sistem označava najjeftinijeg.

Nivo 3: Ostali faktori (NE SAMO CIJENA!)

Obavezno provjerite i druge faktore:

🎬 GIF 6: Ekran za poređenje ponuda i analiza najboljih cijena

Prikazuje: Klik "Uporedi ZZP" → Tabela poređenja → Scroll kroz stavke → Zeleni markeri → Ukupno

Strategije izbora

Strategija 1: Jedan dobavljač (najlakše)

Kada: Jedan dobavljač je značajno jeftiniji ukupno i pouzdan je.

Prednost: Jednostavnija administracija, jedna narudžbenica, jedna isporuka.

Strategija 2: Kombinacija više dobavljača (maksimalna ušteda)

Kada: Različiti dobavljači imaju najbolje cijene za različite stavke.

Prednost: Maksimalna ušteda novca, uzimate najbolje od svakog.

Mana: Više administracije, više narudžbenica, koordinacija isporuka.

Strategija 3: Pregovaranje

Kada: Razlike između dobavljača su male (2-5%).

Akcija: Kontaktirajte poželjnog dobavljača i pokušajte dobiti još bolju cijenu.

7 Prihvatanje ponuda

Nakon analize, vrijeme je da prihvatite ponude koje su vam odgovarajuće.

📍 Gdje: Procjene/Obračuni → Zahtjevi za ponudu

Prihvatanje RFQ-a

Za svakog dobavljača čiju ponudu želite prihvatiti:

1. Iz liste RFQ-ova, otvorite RFQ tog dobavljača (kliknite na red)
2. Forma RFQ-a se otvara
3. Pregledajte još jednom:
   • Tab ZZP stavke - sve cijene i količine
   • Ukupan iznos - total vrijednost ponude
   • Bilješke dobavljača - napomene koje je ostavio
4. Ako ste sigurni, kliknite zeleno dugme Prihvati
5. Status se automatski mijenja u Prihvaćeno

Odbijanje ponuda

Za ponude koje ne prihvatate:

1. Otvorite RFQ
2. Kliknite crveno dugme Odbij
3. Status se mijenja u Odbijeno
4. Opcionalno: Dodajte internu bilješku zašto odbijate (ne vidi dobavljač)

Prihvatanje više RFQ-ova (kombinacija dobavljača)

Ako planirate da kombinujete dobavljače:

Primjer:

• Prihvatite RFQ od Dobavljača A (za stavke 1, 2, 5)
• Prihvatite RFQ od Dobavljača B (za stavke 3, 4, 6)
• Odbijte RFQ od Dobavljača C (skupe cijene)

8 Selektovanje stavki za naručivanje

Nakon prihvatanja RFQ-a, trebate selektovati koje tačno stavke želite da naručite.

📍 Gdje: Unutar prihvaćenog RFQ-a → Tab "ZZP stavke"

Proces selekcije

1. Otvorite prihvaćeni RFQ (status: Prihvaćeno)
2. Kliknite na tab ZZP stavke
3. Vidite tabelu sa svim stavkama i njihovim cijenama
4. Za svaku stavku koju želite da naručite:
   • Označite checkbox ☑ Odabrano (prva kolona u tabeli)
5. Checkbox-ovi se označavaju plavim tick-om ✓

Zašto selektovati pojedinačne stavke?

Postoji više razloga zašto možda ne želite sve stavke odjednom:

Šta se dešava nakon selekcije

🎬 GIF 7: Prihvatanje ponude i selektovanje stavki za naručivanje

Prikazuje: Lista RFQ-ova → Klik na RFQ → Prihvati → Tab "ZZP stavke" → Označavanje checkbox-a → Snimi

9 Kreiranje i slanje narudžbenica

Sistem automatski kreira narudžbenice na osnovu odabranih stavki. Sada ih treba finalizovati i poslati dobavljačima.

Pregled kreiranih narudžbenica

Način 1: Iz modula Nabavka

📍 Glavni meni → Nabavka → Narudžbenice

Vidite listu svih narudžbenica u sistemu, uključujući one kreirane iz RFQ-ova.

Način 2: Iz dokumenta procjene (preporučeno)

1. Otvorite vašu procjenu
2. Gore desno vidite pametno dugme Narudžbenice sa brojem (npr. "Narudžbenice (3)")
3. Kliknite na to dugme
4. Otvara se filtrirana lista - samo narudžbenice iz ove procjene

Finalizacija narudžbenice

Za svaku kreiranu narudžbenicu:

1. Otvorite narudžbenicu iz liste (kliknite na red)
2. Provjerite:
   • Dobavljač - tačan dobavljač
   • Stavke - samo one koje ste selektovali
   • Cijene - iz ponude dobavljača
   • Količine - ispravne količine
   • Ukupan iznos - total vrijednost narudžbenice
3. Ako je sve u redu, kliknite Potvrdi narudžbenicu
4. Status se mijenja u Narudžbenica (potvđeno)

Slanje narudžbenice dobavljaču

Sada trebate poslati narudžbenicu dobavljaču. Imate dvije opcije:

Opcija 1: Slanje email-om

1. Na formi narudžbenice, kliknite Pošalji email
2. Otvara se email forma:
   • Primalac - automatski email dobavljača
   • Predmet - automatski generisan
   • Tekst - možete dodati poruku
   • Prilog - automatski se prilaže PDF narudžbenice
3. Provjerite email
4. Kliknite Pošalji

Opcija 2: Štampaj PDF

1. Kliknite Štampaj → Narudžbenica
2. Preuzima se PDF fajl
3. Možete ga:
   • Štampati i poslati fizički
   • Poslati ručno email-om
   • Faxovati (ako dobavljač koristi fax)

Praćenje statusa narudžbenice

Nakon slanja, pratite status u modulu Nabavka:

10 Praćenje statusa nabavke

Sada kada ste poslali narudžbenice, možete pratiti cjelokupan status nabavke na više nivoa.

Pregled po kategoriji

📍 Gdje: Dokument procjene → Tab "Kategorije"

1. Otvorite vašu procjenu
2. Idite na tab Kategorije
3. Za svaku kategoriju vidite detaljan status

Informacije po kategoriji

Pregled po dokumentu

📍 Gdje: Forma dokumenta procjene - gornji dio

Na vrhu forme procjene, vidite pametna dugmad sa ključnim metrikama:

• ZZP (X) - broj poslanih RFQ-ova, klik otvara listu
• Narudžbenice (Y) - broj kreiranih narudžbenica, klik otvara listu
• Ukupan iznos - ukupna vrijednost procjene
• Status dokumenta - trenutni status (Odobreno, U toku, itd.)

Globalni pregled nabavke

📍 Gdje: Nabavka → Dashboard

U modulu Nabavka možete vidjeti:

• Sve narudžbenice (iz svih procjena)
• Status isporuka
• Šta čeka prijem
• Statistiku po dobavljačima

Izvještaji i statistika

Možete kreirati izvještaje:

• Po kategoriji - koje su završene, koje čekaju
• Po dobavljaču - ko šta isporučuje i kada
• Budžet vs. Stvarno - poređenje procjene sa stvarnim cijenama
• Uštede - koliko ste uštedeli kroz RFQ proces

🎬 GIF 8: Praćenje statusa nabavke - narudžbenice i kategorije

Prikazuje: Forma procjene → Smart button "Narudžbenice" → Lista → Tab "Kategorije" → Status "Nabavka završena"

📊 Rezime - Kompletna putanja u 10 koraka

Ključne tačke za pamćenje

🔍 Brza referenca - Gdje se šta nalazi

❓ Najčešća pitanja (FAQ)

Q: Mora li Excel fajl biti u specijalnom formatu?

A: Ne. Važno je samo da ima osnovne kolone: broj stavke, opis, količina, jedinica mjere, cijena, kategorija. Redosljed kolona nije bitan, sistem prepoznaje po imenima zaglavlja.

Q: Šta ako dobavljač kaže da nema pristup portalu?

A: Provjerite da li je dobio email sa linkom. Ako nije, možete ručno poslati link iz RFQ-a (akcija "Pošalji email"). Dobavljaču NE treba nalog, samo klikne link.

Q: Mogu li poslati istu kategoriju više puta?

A: Da, možete poslati istu kategoriju novim dobavljačima ili ponoviti proces. Svaki RFQ je nezavisan dokument.

Q: Šta znači ako se dobavljači mnogo razlikuju u cijenama (npr. 50%)?

A: To je alarm. Provjerite da li su svi razumjeli iste specifikacije. Možda neki nude različit kvalitet ili uslove. Kontaktirajte dobavljače za pojašnjenje.

Q: Moram li odmah naručiti sve stavke?

A: Ne. Selektujte checkbox samo na stavkama koje naručujete sada. Ostale možete naručiti kasnije iz istog RFQ-a ili poslati novi RFQ.

Q: Kako znam da li je nabavka za kategoriju završena?

A: U tab-u "Kategorije", svaka kategorija ima polje "Nabavka završena" sa zelenom kvačicom ✓ kada su sve stavke pokrivene narudžbenicama.

Q: Mogu li kombinovati dobavljače?

A: Da! Prihvatite više RFQ-ova, selektujte različite stavke kod svakog dobavljača. Sistem automatski kreira odvojene narudžbenice za svakog.

Q: Šta ako se predomislim nakon prihvatanja RFQ-a?

A: Možete:

• Deselektovati stavke koje ne želite (izbriše se narudžbenica)
• Otkazati cijeli RFQ (akcija "Otkaži")
• Obrisati kreiranu narudžbenicu (prije potvrde)

Q: Koliko dobavljača je optimalno za jednu kategoriju?

A: Preporučujemo 3-5 dobavljača. Manje od 3 = slaba konkurencija. Više od 5 = komplikovano za analizu.

Q: Gdje mogu vidjeti historiju cijena dobavljača?

A: U modulu Nabavka → Analiza → Izvještaji. Tu možete vidjeti prethodne ponude i cijene od istih dobavljača.

💡 Praktični savjeti za efikasnost

Pri pripremi Excel-a

• ✓ Grupišite stavke logički po kategorijama - to direktno utiče na efikasnost kasnije
• ✓ Dajte jasne nazive kategorijama - oni idu u subject RFQ-a
• ✓ Budite precizni u opisu - dobavljači moraju razumjeti šta tačno tražite
• ✓ Dodajte tehničke specifikacije u opis ako su bitne (marka, model, standard)
• ✓ Koristite standardne jedinice mjere - izbegavajte neobične skraćenice

Pri slanju RFQ-a

• ✓ Postavite realan rok - obično 7-10 radnih dana, ne manje od 5
• ✓ Napišite jasnu poruku sa svim zahtjevima - navedite šta očekujete
• ✓ Šaljite istu kategoriju minimum 3 dobavljačima - konkurencija je ključ
• ✓ Birajte dobavljače koji su relevantni za tu vrstu robe - nemojte slati sve svima
• ✓ Spomenite način plaćanja ako je bitan (gotovina, kredit, čekovi)

Pri evaluaciji ponuda

• ✓ Ne gledajte samo cijenu! Provjerite rok isporuke, dostupnost, pouzdanost
• ✓ Razmotrire uslove plaćanja - odloženo plaćanje može biti vrjednije od nižecijene
• ✓ Provjerite pouzdanost dobavljača iz prethodnog iskustva
• ✓ Za male razlike (do 5%), birajte kvalitet i brzinu
• ✓ Kontaktirajte dobavljače ako nešto nije jasno - bolje prije nego poslije

Pri naručivanju

• ✓ Naručujte hitne stavke prvo - fazna nabavka je OK
• ✓ Kombinujte dobavljače samo ako imate resurse za koordinaciju više isporuka
• ✓ Provjerite adresu isporuke prije slanja narudžbenice
• ✓ Pratite statusnaručenih stavki redovno
• ✓ Komunicirajte sa dobavljačima putem sistema - ostaje evidencija

Organizacione preporuke

• ✓ Jedan projekat = jedna procjena (ne miješajte projekte)
• ✓ Napravite template Excel fajl sa kolonama - brže pripremanje
• ✓ Održavajte bazu pouzdanih dobavljača po kategorijama
• ✓ Arhivirajte stare procjene - korisno za buduća poređenja cijena
• ✓ Redovno ažurirajte kontakte dobavljača

📞 Pomoć i podrška

Ako se zaglavite ili nešto nije jasno

1. Kontaktirajte vašeg administratora

Vaš IT odjel ili Odoo administrator u kompaniji može vam pomoći sa:

• Tehničkim problemima
• Pravima pristupa
• Konfiguracijom sistema
• Kreiranjem dobavljača

2. Pročitajte kompletno uputstvo

Ovaj vodič pokriva osnovnu putanju. Za napredne funkcije i detaljne informacije:

• KORISNICKO_UPUTSTVO.md - Detaljno uputstvo sa svim funkcijama (468 stranica)
• Ručno dodavanje stavki
• Napredne opcije poređenja
• Povezivanje sa projektima
• Izvještaji i statistika

3. Tehnička podrška Bojan Mijuskovic, Montex-Elektronika

Email: bojan.mijuskovic@montex.me
Web: https://www.montexel.com
Radno vrijeme: Ponedjeljak - Petak, 08:00 - 16:00 CET

Dodatni resursi (u pripremi)

• 📹 Video tutorijali - step-by-step snimci
• 📚 Online dokumentacija - detaljna referenca
• 💬 Odoo Community Forum - pitanja i odgovori
• 📧 Newsletter - savjeti i novosti

Povratne informacije

Vaše mišljenje je važno! Ako imate:

• Sugestije za poboljšanje sistema
• Ideje za nove funkcionalnosti
• Komentare o ovom uputstvu
• Pitanja koja nisu pokrivena

Pošaljite nam email ili kontaktirajte vašeg administratora.